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Gestion hospitalière
1/12/2021
Quelles sont les innovations attendues pour l'hôpital de demain ?
Cet article s'intéressent aux avancées technologiques qui participent à créer l'hôpital de demain, en modernisant son organisation à l'aide d'outils tels que Hublo, la solution leader de gestion des remplacements au sein des établissements de santé.
Quand on parle d'innovations technologiques au sein du monde hospitalier, on pense souvent aux avancées propres à la médecine : la robotique, l'électronique, la télémédecine, etc. Mais on pense plus rarement à tout ce qui l'entoure et qui conditionne pourtant la qualité de la prise en charge des patients : la gestion du personnel, la gestion administrative, la communication interne avec le personnel ou les patients.
Une gestion du personnel modernisée
La plupart des établissements de santé en sont encore aujourd'hui à une gestion manuelle de leur réseau de personnel, du recrutement à la gestion des remplacements. En conséquence, les cadres hospitaliers doivent consacrer une partie importante de leur temps de travail à ces problématiques ; autant de temps qui n'est donc pas consacré à leur mission initiale : le soin. Il s'agit de tâches assez laborieuses, récurrentes et chronophages (trier des CV, appeler des potentiels candidats souvent dans l'urgence et gérer le suivi de leurs candidatures, organiser les plannings...), qui impactent négativement leur qualité de vie.
La plupart des industries utilisent aujourd'hui des outils numériques permettant d'optimiser et d'automatiser toutes ces tâches. Cela permet tout d'abord de gagner en confort et en efficacité sur les recrutements :
- Au lieu de piles de CV papiers désorganisés, tous les profils des candidats sont accessibles en quelques secondes sur un même espace.
- Les filtres permettent de grouper et d'isoler rapidement les candidats en fonction des besoins.
- Le suivi des candidatures est centralisé, offrant à la fois une vue macro et micro qui simplifie grandement le traitement global.
- Il devient facile de "réactiver" des CVs qui avaient été déposés il y a plusieurs mois mais qui ne répondaient alors pas au besoin.
De la même manière, les remplacements peuvent être gérés de manière bien plus simple et efficace :
- Au lieu de carnets d'adresses, de feuilles volantes ou encore de tableurs Excel avec les coordonnées de remplaçants connus de l'établissement, celles-ci sont rassemblées en un espace unique sur la plateforme.
- Plutôt que d'appeler individuellement (et d'être intrusif sur leur temps de repos) les remplaçants connus jusqu'à ce que l'un d'entre eux accepte la mission, les cadres postent en quelques secondes leur besoin sur la plateforme, et attendent que les soignants postulent d'eux-mêmes.
- Au lieu d'être géré manuellement et souvent dans l'urgence, le suivi des remplacements est là-aussi centralisé et documenté. L'établissement dispose ainsi non seulement de davantage de visibilité sur sa gestion globale des remplacements, mais peut également anticiper plus facilement ceux à venir.
Une gestion administrative 100% numérique
Jusqu'il y a peu, la gestion administrative des hôpitaux impliquait nécessairement :
- de remplir manuellement des quantités de documents,
- de s'organiser rigoureusement pour les catégoriser et les ranger correctement afin de retrouver plus ou moins rapidement ce que l'on cherche,
- d'échanger physiquement les contrats et autres documents à signer, source d'allers et venues incessantes dans les bureaux.
... Et tout cela le plus rapidement possible pour être en conformité avec la loi !
Aujourd'hui, tous ces points peuvent être significativement facilités en automatisant cette organisation manuelle, à l'aide d'outils numériques comme Hublo. Tous les documents administratifs peuvent être dématérialisés, et tout ou partie des informations peuvent être automatiquement remplies, générant un gain de temps immense pour toutes les parties prenantes.
- tous les documents (contrats, DPAE...) peuvent être dématérialisés et accessibles en ligne sur la plateforme à tout moment (comme avec notre module Contrat),
- ils peuvent être partiellement ou complètement remplis de manière automatique, à partir des informations présentes sur la plateforme,
- les contrats peuvent être échangés directement par e-mail, et même signés en ligne grâce à la signature électronique.
Le gain de temps et d'énergie qu'entraîne la dématérialisation de la gestion administrative est impressionnant : les cadres qui utilisent Hublo gagnent ainsi jusqu'à 1h30 par jour. De plus, l'automatisation du remplissage des contrats diminue drastiquement le risque d'erreur humaine, tant sur le plan des informations personnelles que sur celui des calculs de temps de travail ou de paie.
Un investissement dans des outils de communication internes
Une communication dysfonctionnelle ou inefficace entre et au sein des équipes peut avoir des conséquences néfastes sur la qualité des soins, comme sur le moral et la motivation des soignants. Pour cette raison, il s'agit d'un paramètre clé à ne surtout pas négliger, et ce d'autant plus que les innovations récentes dans le domaine des technologies de l'information et de la communication permettent de l'optimiser fortement.
En centralisant l'ensemble de son personnel sur un outil de communication numérique, l'établissement peut facilement grouper ses employés en fonction de caractéristiques spécifiques, et ainsi communiquer efficacement les informations pertinentes adaptées à chacun. Le suivi des échanges est également fluidifié, et permet une traçabilité.
Par ailleurs, la crise sanitaire du Sars-Cov-2 a mis en lumière l'importance de disposer de canaux de communication efficaces et à grande échelle entre les établissements de santé et leur personnel. Souvent, les établissements n'ont pas toutes les coordonnées de leurs professionnels, ou alors ces dernières ne sont pas à jour. Le fait de disposer d'un outil de communication comme Plan Blanc pour communiquer en ligne avec son personnel préserve de ce type de manquement, qui peut se révéler dramatique en situation d'urgence.
La numérisation du parcours patient
Le parcours patient désigne deux volets, l'un médical et l'autre administratif, qui se trouvent être étroitement intriqués puisqu'un patient qui n'aurait par exemple pas rempli ses formalités administratives ne pourrait -sauf en cas d'urgence- être traité :
- Le volet médical correspond à la qualité de la prise en charge tout au long du parcours dans l'hopital et hors de hopital (prise de rendez-vous, suivi, etc.).
- Le volet administratif concerne quant à lui toutes les formalités administratives qui encadrent l'administration des soins.
La numérisation du parcours patient passe par l'installation de bornes physiques reliées à un ensemble d'applications et/ou de logiciels permettant à la fois de suivre en temps réel le parcours du patient et de le guider, mais également d'obtenir des indicateurs permettant d'évaluer et d'optimiser toujours plus ce parcours. Cette numérisation aide à réduire de manière significative le temps d'attente à l'hôpital, et permet au patient de gagner en autonomie : il peut par exemple se rendre directement au contact du médecin sans devoir patienter dans la salle d'attente, ou attendre qu'un document administratif soit rempli.
La numérisation du parcours patient implique également la mise en place d'un portail en ligne qui sert de lien complémentaire entre le patient et ses professionnels de santé, et plus généralement entre le patient et l'établissement de santé. Il peut y retrouver tous les informations qui le concernent sur son dossier médical ou administratif : comptes-rendus de consultations, d'hospitalisations, d'opérations... mais le portail peut également participer à l'accompagner, en lui prodiguant des informations sur sa prise en charge, au moyen d'explications textuelles, imagées, ou de petites vidéos sur les soins à venir, par exemple.
Un tel espace numérique peut permettre d'améliorer grandement l'expérience des patients tout au long de leur parcours de soin. Ils peuvent mieux comprendre et anticiper toutes les étapes du parcours, et sont de ce fait plus susceptibles de se sentir sereins par rapport à leur prise en charge.
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